18.01.17

La documentazione delle indennità di trasferta

Qualora venga riconosciuta al dipendente e/o all’amministratore un’indennità di trasferta forfetaria, così come pure un rimborso chilometrico per l’uso dell’auto propria, l’Agenzia delle Entrate – al fine di provare l’inerenza della trasferta stessa rispetto all’attività aziendale – pretende la produzione di documentazione  giustificativa.

Si rende pertanto opportuno conservare con metodo ed ordine ogni documento utile in tal senso, quali ad esempio:

- email che preannunci le visite a clienti/fornitori ed eventuali successivi report;

- documenti di spesa, anche se non rimborsati analiticamente poiché compresi nell’indennità forfetaria;

- ricevute per pedaggi autostradali e parcheggi, biglietti di ingresso a fiere, depliant, etc.;

- documenti di trasporto utili a dimostrare la consegna o ritiro di merci presso clienti o fornitori, avvenuti nel corso della trasferta;

- documenti previsti da eventuali “Sistemi Qualità” adottati dall’azienda e utili allo scopo;

- nel caso di utilizzo di mezzi aziendali, copia del registro di prelievo e riconsegna dei mezzi, se adottato;

- multe per contravvenzioni stradali commesse durante la trasferta.

Non è ritenuta sufficiente, dall’Agenzia delle Entrate, la semplice indicazione nel cedolino paga del dipendente/amministratore delle indennità forfettarie corrisposte.