09.07.18

Fatturazione elettronica

Già dal 31 marzo 2015 tutti gli operatori economici che hanno un rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione devono necessariamente emettere le proprie fatture in formato elettronico.

Dal 1° luglio 2018 tale modalità è stata estesa alla fatturazione delle prestazioni in sub-appalto, quando queste sono rese nella filiera di un appalto pubblico.

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di fatturazione elettronica riguarderà invece tutti gli operatori, ad eccezione dei contribuenti minimi/forfetari e delle operazioni con soggetti non stabiliti in Italia.

Sarà un cambiamento epocale poiché l’emissione cartacea della fattura non avrà più valore fiscale, nemmeno negli scambi verso soggetti privati.

Le “nuove fatture” andranno emesse producendo un file in formato XML (eXtensible Markup Language); questa sigla identifica un linguaggio informatico realizzato per poter utilizzare in modo semplice i documenti. Il file XML conterrà tutte le informazioni già oggi indicate nella fattura cartacea, ma una sua “visualizzazione” non produce ciò che siamo abituati a vedere quando “apriamo” un file PDF.

Esistono comunque applicazioni – ve ne è anche una resa disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate - che visualizzano in modo leggibile il contenuto di un file XML; ogni applicazione però le rappresenterà a suo modo, fermo il fatto che il contenuto sarà comunque lo stesso.

Prodotto il file XML della nostra nuova fattura, questo verrà recapitato al cliente attraverso lo SDI (Sistema di Interscambio); si tratta di un sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate attraverso il quale transitano le fatture elettroniche in formato XML, secondo regole di funzionamento e accreditamento prestabilite. E’ lo SDI a rendere disponibile al cliente il file contenente i dati della fattura, dopo averne controllato la correttezza formale.  Sono previste modalità di segnalazione in caso di scarto della fattura, che dovrà esser rettificata entro i cinque giorni successivi.

Ciclo attivo: diventa essenziale disporre di un software di fatturazione in grado di emettere la fattura (anche) nel formato XML e poi trasmetterla allo SDI.

A nostro avviso, soprattutto in aziende in cui la fatturazione è solo una delle funzioni offerte dal software gestionale adottato (solo ad esempio: caricamento ordini, gestione magazzino, documenti di trasporto, fatturazione, contabilità), sarà inevitabile implementare lo stesso con le nuove funzionalità.

Vi sono poi molte realtà che invece emettono le proprie fatture con modalità più semplici, utilizzando un foglio di testo (.doc), di excell, oppure ancora compilandole a mano sul “blocco delle fatture”, per poi stamparle o inviarle a mezzo mail al commercialista che si occupa della tenuta delle scritture contabili.

In questo caso, sarà ora necessario utilizzare un software di fatturazione, in sostituzione alle precedenti modalità; ve ne sono di gratuiti (ad esempio proposti direttamente dall’Agenzia delle Entrate o dalla CCIAA), oppure a pagamento (si veda, solo ad esempio, “www.fattureincloud.it”).

Sono software semplici, di immediato utilizzo ed il cui canone è solitamente parametrato al numero di fatture; ad un importo modesto, viene offerto anche il servizio di salvataggio e conservazione a norma dei dati.  Inutile dire che serve avere almeno un collegamento internet ed un PC o almeno un tablet.

Previa specifica delega allo Studio, da comunicare all’Agenzia delle Entrate, potremo direttamente recuperare i dati delle fatture per aggiornare le scritture contabili, agendo quale “intermediario”. 

Ciclo passivo: per prima cosa, serve ricordare che fino al 31 dicembre 2018 una fattura di acquisto ricevuta in formato XML a mezzo PEC, non comporta particolari “modalità di gestione”.  Essa infatti rimarrà una fattura elettronica solo per il soggetto emittente (che può ovviamente fin da subito emetterla in tale formato), ma potrà esser gestita in modalità “analogica” dal ricevente, ovvero esser stampata su carta – utilizzando un’applicazione per una leggibile visualizzazione – e conservata al pari delle altre fatture cartacee.

Solo dal 1° gennaio 2019 sarà infatti operativa la deroga ottenuta dall’Italia alla Direttiva 2006/112/CE.

Le fatture di acquisto si potranno ricevere con diverse modalità, indicando, attraverso il servizio di registrazione allo SDI, il canale e l’indirizzo telematico preferito. Tale servizio garantisce l’inoltro della fattura al canale desiderato in via automatica, essendo associato al numero di partita IVA del cessionario/committente.

La ricezione delle fatture a mezzo casella PEC sarà probabilmente la scelta più complicata, almeno che le fatture di acquisto non siano davvero pochissime.

Sarà molto più logico e funzionale far indirizzare le fatture di acquisto su di una piattaforma informatica (c.d. WEB-SERVICE); il nostro Studio si sta attrezzando in tal senso (aderendo alla piattaforma “AGYO” di Teamsystem) e per tutti i Clienti per i quali attualmente presta il servizio di tenuta della contabilità, la miglior soluzione sarà quella di associare la propria partita IVA al codice destinatario della piattaforma (M5UXCR1). Il codice identifica la piattaforma e sarà questa a recapitare le fatture al soggetto destinatario corretto, sulla base della sua partita IVA.  Anche stavolta, l’associazione tra partita IVA e codice destinatario potrà esser effettuata dallo Studio, che agirà quale “intermediario”.

Ogni soggetto – attraverso le proprie credenziali – potrà accedere alle sue fatture, per scaricarle, stamparle, visionarle e validarle. Solo le fatture validate saranno importate in contabilità, direttamente dallo Studio.

Per i soggetti invece che gestiscono in autonomia le proprie scritture contabili, sarà possibile affidarsi – come per il ciclo attivo – a soluzioni proposte dalla propria casa software (sempre solo per esempio, “HUB Fatture Sistemi” è la proposta di Sistemi per i clienti che utilizzano già “Profis” o “Spring” per la tenuta della contabilità), oppure in alternativa, potranno comunque avvalersi della descritta piattaforma AGYO di TeamSystem, sempre per il tramite dello Studio.

I file XML delle fatture di acquisto potranno poi essere importati e registrati dal proprio gestionale.

In questi mesi, già numerosi sono stati i provvedimenti e le circolari dell’Agenzia delle Entrate, riguardo ad aspetti tecnici ed operativi; nelle prossime nostre circolari ne approfondiremo i contenuti.